Ефикасно пројектни менаџмент је неопходно када се говори о успешним пројектима. Управљање малим пројектом је једноставно, али ствари постају заиста изазовне када величина тима почне да расте. Управљање свим задацима и људима који су укључени у пројекат може се показати незгодним послом. Ово је место гдеалати за управљање пројектима долазе у слику. У овом чланку ћу разговарати о свему што треба да знате пре него што одаберете своје Алате за управљање пројектима.
Испод су теме о којима ћу расправљати у овом чланку:
- Преглед управљања пројектима
- Алати за управљање пројектима
- Потреба за алатима за управљање пројектима
- Најбољи алати за управљање пројектима на тржишту
Преглед управљања пројектима
„Управљање пројектима је дисциплина покретања, планирања, извршавања, контроле и затварања рада тима за постизање одређених циљева и испуњавање одређених критеријума успеха.“
- Википедиа
како упозорити у јавасцрипту
Једноставније речено, је процес уређења и управљања свим активностима везаним за пројекат. Помаже у управљањупројекат од самог почетка до дефинисаног завршетка, са идеалним циљем да се резултат пружи на време и у оквиру буџета. Одговарајући оквир за управљање пројектимаоличава животни циклус пројекта и пет главних група процеса управљања пројектима. Ове процесне групе обједињују 10 области знања и 49 процеса који често раде приближно у исто време на пројекту или са хомогеним улазима и излазима. Ове групе су:
- Покретање: У овој процесној групи дефинише се почетни опсег пројекта као и ангажовање ресурса.
- Планирање: У овој процесној групи,за пројекат је предвиђен одговарајући ниво детаља.
- Извршење: Овај процесгрупасастоји се од процеса који се користе за довршавање посла дефинисаног у плану управљања пројектом.
- Надгледање и контрола: Ова процесна група укључује праћење, преглед и регулисање учинка пројекта.
- Завршни: Ова процесна група је важан део управљања пројектом, који се изводи за финализацију свих пројектних активности за завршетак пројекта.
До сада сте већ морали схватити да је управљање пројектима дуготрајан процес. Читав овај процес лежи искључиво на плећима менаџера пројекта. Управљање и организација пројекта није нимало лак задатак. Ако менаџер пројекта није довољно вешт, велике су шансе да ваш пројекат можда неће пружити очекивани исход. У данашње време, да би доказали своје знање и стручност у вези са том темом, менаџери пројеката се често одлучују за сертификате попут ПМП-а. Написао сам детаљан чланак о на које се можете обратити за више информација.
Па, концепт управљања пројектима сеже до почетка 19. века, али је препознат као посебна професија средином 20. века. Менаџери пројеката започели су коришћењем традиционалних алата као што су оловка и папир како би пратили активности у којима је све требало ручно радити.Али са напретком технологије, менаџери пројеката сада користе разне алате за управљање пројектима како би убрзали и олакшали читав радни процес.
У следећем одељку овог чланка даћу вам потпун увид у то шта су алати за управљање пројектима и како их користити.
Алати за управљање пројектима
Алати за управљање пројектима су у основиалати који помажу појединцу или тиму да ефикасно организују рад и управљају пројектима. То може бити софтвер отвореног кода или плаћени софтвер који се може купити на мрежи.
Будући да је управљање пројектима сложен задатак који се састоји од многих изазовних активности, алати за управљање пројектима често делују као помоћ менаџерима пројеката. На тржишту су доступне разне врсте алата за управљање пројектима. Они могу бити софтверски аутоматизовани или ручно управљани. Као брједан алат се бави свим потребама управљања пројектима, будући да сте менаџер пројекта, морате одабрати алат за управљање пројектом који најбоље одговара вашем пројекту и стилу управљања. Ови алати не само да скидају оптерећење са главе менаџера пројекта, већ помажу и у стандардизацији рада и рутине читавог тима.
Алати за управљање пројектима обично се дефинишу различитим понуђеним карактеристикама. Они укључују, али нису ограничени на:
1. Планирање и заказивање
Планирање и распоређивање су важне карактеристике било ког алата за управљање пројектима. Да бисте тимом управљали и синхронизовали га на прави начин, веома је важно да задаци и одговорности сваког члана тима буду видљиви и јасни. Добар алат за управљање пројектима помоћи ће вам у напорном планирању и додељивању задатака члановима вашег тима, заједно са роковима доспећа. Такође ће помоћи у постављању приоритета и одлучивању о роковима. Штавише, обавестиће вас сваки пут када се ваш пројекат приближи заказаном датуму завршетка, али ваша активност је још увек недовршена.
2. Комуникација и сарадња
Комуникација и сарадњаса својим тимом у једном алату без потребе за пребацивањем различитих екрана и софтверасу витални делови сваког успешног пројекта. Сви алати за управљање пројектом углавном долазе са контролном таблом на којој менаџер пројекта може пратити тим, као и напредак пројекта. Такође, чланови тима могу приступити међусобном раду преко контролне табле. Неколико других функција које су неопходне за сарадњу у било ком алату за управљање пројектима укључују дељење статуса, коментарисање, праћење, историју верзија итд.
3. Документација
Вођење ручне документације може бити напоран задатак. Чак и уз ваше напоре, и даље постоји могућност грешака, што дефинитивно није добра вест за ваш пројекат. Дакле, алати за управљање пројектима често укључују функционалност документације где аСве информације о вашем пројекту су доступне на једном месту. Ове информације могу да укључујупланирани / извршени задаци, подаци о ресурсима, информације о обрачуну и тако даље.
4. Управљање ресурсима
Оптимизацијом ресурса пројекта заиста се могу смањити време завршетка и трошкови пројекта. Стога ефикасна функција управљања ресурсима у вашем алату за управљање пројектима може бити заиста корисна и погодна. Овим добијате потпун преглед целокупних трошкова пројекта који се даље дели на трошкове различитих ресурса. Ти ресурси могу бити материјални, људске снаге, издаци итд. Дакле, помоћу алата за управљање пројектима моћи ћете да оптимизујете те ресурсе и ефикасно управљате свим пројектним процесима.
5. Процена ризика
Ризици су нешто што никада не можете предвидети. Због било каквих непредвиђених инцидената (природне катастрофе, рецесије итд.), Задатак вашег пројекта попут трајања, напретка, рокова, буџета, учесника итд. Може бити под утицајем. Менаџер пројекта мора бити у стању да израчуна ову врсту ризика, али ако користите алатку за управљање пројектима, овај задатак мора обавити уместо вас. Нарочито за дугогодишње пројекте на њих може утицати много фактора. Уз помоћ ових алата можете бити припремљени за било који ризик који вам се нађе и прецизније се бавити таквим ситуацијама.
6. Извештавање
За успешан пројекат треба да имате потпун увид унедостаци и проблеми који захтевају непосредну пажњу и решење. Када се одлучите за свој алат за управљање пројектима, морате да се уверите да он има две најважније карактеристике, а то су проницљиви извештаји и контролне табле показатеља кључног учинка (КПИ). Такође, помоћу одговарајућих алата за извештавање можете креирати прилагодљиве извештаје и сакупљати све претходно уметнуте податке о пројекту.
7. Полазна основа и процена
За пројекат,основна линија мора бити јасно дефинисана на самом почетку пројектног плана помоћу које можете мерити и упоређивати напредак вашег пројекта. Алат за управљање пројектима сада мора имати ову функционалност да би менаџер могао упоређивати стање ствари у реалном времену са проценом и анализирати одступања. На тржишту постоје разни алати који нуде аутоматске основне могућности, па док бирате свој алат, бирајте паметно.
Потреба за алатима за управљање пројектима
1. Стандардизовани приступ
Алати за управљање пројектима воде цео процес развоја пројекта на стандардизован начин. Коришћење алата, аменаџер пројекта може да организује читав процес помоћу шаблона и других надгледања. Помаже им да осигурају да пројекти напредују онако како су планирали, а да се не искоче из шина.
2. Мониторинг
Праћење напретка пројекта је веома важно, посебно ако је дугорочно. Софтвер за управљање пројектима специјализован је за ову функционалност и већина њих пружа систем за праћење напредовања задатака и активности у реалном времену. Ови алати помажу у праћењу и праћењу различитихфазе пројекта. Такође могу предвидети да ли ће пројекат успети да испоштује временски распоред пратећи тренутни темпо. Стога је врло корисно у погледу правовременог завршетка и смањења трошкова пројекта.
3. Ефикасно управљање
Алати за управљање пројектима пружају потпун преглед пројекта који помаже менаџеру пројекта да усклади и одреди приоритете задатака.Помоћу њих, менаџер пројеката може бити организованији и систематичнији у погледу планирања, распоређивања, праћења напретка, документације, управљања буџетом, расподеле ресурса, управљања ризиком итд. Помоћу алата за управљање пројектима можете лако остати у оквиру свог опсега и пратити напредак.
4. Ефикасно планирање буџета
Буџет је једна од главних покретачких сила сваког пројекта. Достављање успешног и правовременог пројекта у оквиру процењеног буџета захтева много планирања и контроле. Алат за управљање пројектима мора помоћи менаџеру пројекта да се извуче из ове невоље и планира одговарајући буџет.
5. Оптимизирано доношење одлука
Са свим доступним на једном месту, алати за управљање пројектима често доводе до бољег доношења одлука. Како имате све параметре у стварном времену који се односе на задатак и активности пројекта,процес доношења одлука постаје побољшан и тачан.
6. Боља комуникација
Алати за управљање пројектима успостављају лак ток комуникације, не само са интерним члановима пројекта, већ и са спољним члановима, попут клијената и заинтересованих страна. Користећи ове алате, проток информација постаје јасан и прецизан у вези са било којим задатком или активношћу која се односи на пројекат.
7. Дељење докумената
Дељење докумената је витална активност у било ком пројекту, а помоћу алата за управљање пројектима овај задатак постаје лак. Тоомогућава заинтересованим странама у пројекту да пронађу свеобухватније документе, жичане оквире, спецификације итд., како би се осигурала транспарентност и комуникација.
8. Побољшано задовољство купаца
С обзиром да се све ради у оквиру предвиђених оквира и буџета, уз врхунски квалитет, купци ће бити задовољни.Ефикасни алати за управљање пројектима нуде функције које омогућавају да се овај однос са купцем и добављачем настави и након завршетка и испоруке пројекта.
Најбољи алати за управљање пројектима на тржишту
Испод сам набројао 10 најбољих алата за управљање пројектима доступних на тржишту:
1. Врике
Врике је моћан мрежни софтвер за управљање пројектима који пружа потпуну видљивост и контролу над пројектним задацима. То је награђивани софтвер за управљање пројектима на мрежи и помаже у побољшању брзине и ефикасности рада у заједничким и дистрибуираним групама.
2. Асана
Асана је веб и мобилна апликација за управљање пројектима дизајнирана да помогне тимовима пратити њихов рад. Једноставно је започети, али довољно моћно да водите целокупно пословање. Пружа обиље функција које могу помоћи вашој организацији и пратити рад на начин који одговара току рада сваког тима пружајући транспарентност и јасноћу саиграчима.
3. Трелло
Трелло је апликација за управљање пројектима заснована на мрежи коју је развиоМагла ЦреекСофтвер ијетренутно у власништву Атлассиан-а. Од стартупа до компанија Фортуне 500, Трелло пружа визуелни начинза тимове који сарађују на било ком пројекту. Невероватно је флексибилан и лак за употребу. Прати сваки детаљ, било да је реч о великој слици или ситном детаљу, користећи управљање у канбан стилу.
4. ЈИРА
ЈИРА је алатка за управљање пројектима која се популарније користи за праћење грешака и праћење проблема.Користећи ЈИРА васможе лако да планира, прати и управља вашим агилним пројектима развоја софтвера прилагођавањем вашег процеса рада и тимске сарадње. Пружа посебне функције за агилни развој софтвера који помаже тимовима да остану усредсређени на пружање итеративне и инкременталне вредности, што је брже могуће, помоћу прилагодљивих сцрум плоча.
5. Басецамп
Стационар је алат за комуникацију у реалном времену који помаже тимовима да остану на истој страни и јестемање за традиционалне задатке управљања пројектима. То је поуздана услуга која нуди једноставно подешавање и кратко време учења. Заједно са листама обавеза, календар, рокови доспећа и функције за размену датотека, праћење приоритета и ставки које се могу применити постају лакши.
6. Зохо
Зохо је бесплатан софтвер за управљање пројектима на мрежи који вам омогућава да своје пословне пројекте учините продуктивнијим и завршите их у датом временском оквиру. Коришћењем Зохо-а можете добити детаљни увид уграфиконе и извештаје док неометано сарађујете са својим тимом, клијентима, добављачима или консултантима.
7. Подијум
Подиум је услуга за сарадњу у облаку заснована на технологији Цитрик.Тоје алат за друштвену сарадњу где се могу градити апликације и постављати радни простори који подржавају жељене токове посла и постају ефикаснији. Савршен је алат за унапређење сарадње јер вам омогућава да се повежете са колегама путем интерне друштвене мреже и ћаскате.
8. ФреедЦамп
Фреедцамп је алат за управљање пројектима заснован на мрежи и систем организације. Може га користити апојединачни или више корисника који сарађују користећи рачунарство у облаку. То је идеалан алат за оне људе и предузећа који желе да контролишу своје пројекте, ресурсе, буџет, време итд.Фреедцамп вам углавном помаже у побољшању процеса рада, одређивању циљева и постизању циљева у оквиру одређеног времена и буџета.
питхон __инит__ класа
9. Сцоро
Сцоро је свеобухватно решење које интегрише све функције потребне за било који софтвер за управљање пројектима. Користећи Сцоро, можете управљати целокупном компанијом на једном месту, тј. Он обједињује ваше различите системе и безброј табела у један алат. У основи је то софтверско решење за професионалне и креативне услуге.
10. Мицрософт Пројецт
МС Пројецт је алат за управљање портфељем пројеката који пружа Мицрософт. Пружа облак-засновани он-премисе опције. Такође пружа интегрисане алате за планирање који помажу у организовању и вођењу тачака пројеката, укључујући дневне задатке и целокупно усмеравање.
Ово је било 10 најбољих алата на тржишту. На тржишту је доступно више алата који се користе у разним доменима. Овим ћу закључити овај чланак о алатима за управљање пројектима. Надам се да је помогло у додавању вредности вашем знању. Пре него што започнете са својим пројектом, можете се позвати на мој чланак.
Ако сте пронашли овај чланак на тему „Алати за управљање пројектима ”Релевантно, погледајте Едурека, поуздана компанија за учење на мрежи са мрежом од више од 250 000 задовољних ученика раширених широм света.
Имате питање за нас? Молимо вас да то споменете у одељку за коментаре и јавићемо вам се.